Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri
Satın Alma Süreci İş Akışı
Projeniz kapsamında mal veya hizmet alımı yapmadan önce eramus@adiyaman.edu.tr elektronik posta adresimize; satın alma işleminin mahiyetine göre mal alım istek formunu veya hizmet alım istek formunu doldurarak göndermeniz gerekmektedir.
Alım yapılacak malzemeler veya hizmetler, projenizde yer alan alım listesiyle birebir aynı olmalıdır.
Mal alım istek formunda yer alan malzemeler içerisinde teknik türde olanların yanlarına malzemenin türünün de yazılması gerekmektedir. Örneğin bir deney tüpünün yanına labaratuar malzemesi, buharlı yemek kazanının yanına diğer dayanıklı mal ve malzeme alımları vb.
Göndereceğiniz bu bilgilere istinaden elektronik posta adresinize Koordinatörlüğümüz tarafından onay belgesi gönderilecektir. Tarafınıza gönderilen onay belgesi üzerindeki imzalar tamamlanarak koordinatörlüğümüze elden teslim edilmelidir. Buna istanaden evrakın imza süreçleri tamamlanıp sisteme girişi yapılacaktır.
Bu işlemlerin ardından Koordinatörlüğümüz tarafından "alıma başlayabilirsiniz" şeklinde bir bilgilendirme maili gönderilecektir. Bu mail tarafınıza gönderildikten sonra firmalardan proforma fatura ya da teklif mektubu alınarak alım süreci başlatılabilecektir. Onay belgesi birimimizce işleme alınmadan kesilen faturaların ödemesinin yapılması mümkün değildir.
Alım gerçekleştikten sonra firmaya ödeme yapılabilmesi için tarafımıza teslim edilmesi gereken belgeler:
Not: Lütfen evrakları aşağıdaki sıraya göre dizerek ve zımbalamadan teslim ediniz.
1. Onay belgesi (1 nüsha olarak düzenlenmeli.)
2. Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı (1 nüsha, KDV Hariç Tutarlar yazılmalıdır)
3. En az 3 ayrı firmadan alınan proforma fatura ya da teklif mektubu, (Her firma için 1 Nüsha düzenlenmesli.)
4. Satın almanın yapıldığı firmadan alınan fatura (1Nüsha düzenlenmeli.)
-Fatura Bilgileri: Adıyaman Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Vergi No:.........., proje numarası faturaya yazılmalıdır.
-Fatura proje yürütücüsü tarafından uygun bir yere isim yazarak imzalanmalıdır.
-Fatura TL cinsinden kesilmelidir.
-Ödeme yapılacak firmanın EURO hesabının bulunması gerekmektedir.)
-15.000,00 TL üzerinde alımlarda KDV İstisnasından faydalanmak için Tedarik Sözleşmesi yapılmalıdır.
5. 5.000-TL'nin üzerindeki alımlarda Adıyaman Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğüne hitaben alınacak olan güncel "Vergi Borcu Yoktur" Belgesi.
6. Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı (1 nüsha olarak, mal alımı için ve Hizmet alımı için ayrı formatlardaki belge doldurulmalıdır. Fatura ile aynı gün düzenlenmelidir ve KDV hariç tutar yazılmalıdır. Proje Yürütücüsü Komisyon Başkanı ve Piyasa Fiyat Araştırma görevlileri dışında 2 kişi üye olarak komisyonda yer alacak.)
7. Satın alınan demirbaş ve sarf malzemelerin Fakültenizin / Yüksek Okulunuzun taşınır kaydına girmesi gerekmektedir. Bu işlemi çalıştığınız birimdeki taşınır kayıt yetkilisi yapacaktır. (2 nüsha Taşınır Giriş Fişi). Taşınır İşlem Fişindeki teslim alan ve teslim eden kısımları doldurulup imzalanmalıdır. Ayrıca ilgili taşınır görevlisinden alıncak tüketim çıkış ve devir giriş-çıkış belgeleri de (2nüsha) ödeme evraklarına eklenmelidir.
Örnek Formlar
- Mal Aliım İstek Formu için tıklayınız.
- Hizmet Alım İstek Formu için tıklayınız.
- Birim Fiyat Teklif Cetveli için tıklayınız.
- Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı için tıklayınız.
- Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı için tıklayınız.
- Tedarik Sözleşmesi için tıklayınız. (15.000,00TL üzerinde mal ve hizmet alımlarında kullanılacaktır.)